Estructura general del plan de comunicación

Un plan de comunicación sólido para Horizon Europe debe integrar actividades claras, adaptadas a distintas audiencias y con objetivos medibles. La propuesta debe explicar por qué se comunica, a quién se dirige la comunicación, qué mensajes se transmitirán, por qué canales, en qué momento y con qué recursos.

Una guía útil para la planificación es el uso de diez preguntas orientadoras, que puedes utilizar para elaborar la base de tu plan de comunicación para Horizon Europe:

1. ¿Por qué comunicas?
2. ¿A quién diriges la comunicación?
3. ¿Qué quieres lograr?
4. ¿Con qué recursos cuenta?
5. ¿A través de qué canales comunicarás los mensajes?
6. ¿Cómo llevarás a cabo las actividades?
7. ¿Cuándo implementarás las acciones?
8. ¿Qué mensajes emitirás?
9. ¿Cómo medirás las actuaciones (KPI)?
10. ¿Qué impacto esperas lograr?

Estas preguntas permiten estructurar un plan claro, con actividades adaptadas al contexto del proyecto y al perfil de las personas destinatarias.

Comunicación, diseminación y explotación: diferenciación necesaria

Es habitual que las propuestas no distingan adecuadamente entre comunicación, diseminación y explotación. La comunicación está dirigida al público general y busca concienciar sobre el valor de la investigación financiada con fondos públicos. La diseminación o difusión tiene como finalidad compartir resultados concretos con públicos especializados, como otras entidades científicas, empresas o responsables políticos. La explotación, por su parte, se refiere al uso efectivo de los resultados, ya sea con fines comerciales, regulatorios o sociales.

En la sección de impacto del proyecto, debe describirse con claridad cómo estas tres dimensiones se desarrollarán de forma coordinada, destacando las sinergias entre ellas. En este sentido, conviene presentar un plan de acción con indicadores medibles para cada dimensión, diferenciando audiencias, mensajes y herramientas.

Canales y formatos: variedad y segmentación

Un plan efectivo incorpora múltiples canales de comunicación para llegar a públicos diversos. Los medios digitales —como redes sociales, boletines electrónicos, blogs y vídeos— deben integrarse con actividades presenciales como talleres, seminarios o participación en ferias científicas. El uso de medios audiovisuales y estrategias narrativas (storytelling) puede mejorar la comprensión pública de temas complejos.

Para los canales especializados, se recomienda detallar qué conferencias científicas están previstas, qué revistas de alto impacto se consideran para publicaciones, y qué redes de conocimiento o asociaciones profesionales se utilizarán para la diseminación técnica.

En el caso de herramientas propias, como una página web del proyecto, es necesario explicar su estructura, su función y cómo se garantizará su mantenimiento. Además, deben plantearse mecanismos de seguimiento de impacto como el uso de métricas web, número de descargas, citas o interacción en redes.

Planificación temporal y asignación de responsabilidades

La comunicación debe planificarse desde el inicio del proyecto, y no limitarse a fases finales. La propuesta debe incluir un cronograma que muestre cuándo se desarrollarán las principales actividades, cuáles son los hitos esperados y cómo se medirá su efectividad.

También se deben asignar responsabilidades claras dentro del consorcio, indicando qué entidad coordina la comunicación, qué recursos se dedicarán a cada actividad y qué competencias aportan los miembros responsables. La asignación de un equipo con experiencia en divulgación y comunicación científica fortalece la propuesta ante los evaluadores.

Sostenibilidad y continuidad más allá del proyecto

Uno de los elementos más valorados por la Comisión es la sostenibilidad del impacto. El plan de comunicación debe considerar cómo mantener visibles los resultados después del cierre oficial del proyecto. Esto puede incluir la creación de materiales reutilizables, el establecimiento de redes de usuarios o comunidades de práctica, o la transferencia de contenidos a plataformas de libre acceso.

En propuestas con resultados susceptibles de protección, como patentes o software propietario, es necesario equilibrar la difusión con las estrategias de explotación. Esto implica determinar de forma anticipada qué resultados se comunicarán abiertamente, cuáles se protegerán y quién los gestionará.

El plan de comunicación en Horizon Europe no debe entenderse como una obligación secundaria, sino como una parte estratégica del impacto esperado. Elaborar un plan bien estructurado, con audiencias definidas, mensajes claros y mecanismos de evaluación, refuerza la calidad de la propuesta y mejora sus posibilidades de financiación. Además, permite visibilizar la investigación, generar vínculos con la sociedad y contribuir de forma activa a los objetivos estratégicos de la Unión Europea.

Si quieres que colaboremos en tu estrategia de impacto, ponte en contacto con nosotros.

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La importancia de una estrategia de diseminación y explotación en la convocatoria ERC

Dentro de la convocatoria ERC, los evaluadores buscan proyectos que no solo contribuyan al conocimiento científico, sino que también generen un impacto tangible en la sociedad y la economía. Esto se logra, en gran medida, a través de una estrategia bien definida de diseminación y explotación de resultados, que garantice que los beneficios de la investigación lleguen a los públicos adecuados y, cuando sea posible, apliquen los conocimientos adquiridos en nuevas tecnologías, políticas o prácticas.

Pero antes de profundizar en la materia, vamos a aclarar cuáles son las diferencias entre estos conceptos:

1. Diseminación: La diseminación consiste en compartir los resultados de la investigación con una audiencia más amplia, incluyendo la comunidad científica, la industria, las autoridades reguladoras, y el público en general. Este proceso es esencial para asegurar que el conocimiento generado no se quede solo en las publicaciones académicas, sino que llegue a aquellos sectores que pueden beneficiarse de él.
2. Explotación: La explotación, por otro lado, se centra en la aplicación práctica de los resultados de la investigación. Esta puede incluir el desarrollo de nuevas tecnologías, la creación de patentes, la mejora de procesos industriales o la influencia en la formulación de políticas. Los evaluadores del ERC buscan proyectos que tengan un plan claro sobre cómo se maximizarán los beneficios de los resultados de la investigación en el futuro.

Consejos para desarrollar una estrategia de diseminación y explotación eficaz

Para ayudar a los solicitantes a maximizar sus posibilidades de éxito en la convocatoria ERC, desde SACSIS compartimos algunos consejos prácticos que pueden guiar la creación de una estrategia robusta de diseminación y explotación.

1. Identificar claramente a la audiencia objetivo

Un error común es diseñar una estrategia de diseminación y explotación sin una audiencia específica en mente. Identificar los grupos de interés y las partes implicadas es el primer paso para asegurar que los resultados de tu investigación lleguen a quienes más pueden beneficiarse de ellos. Entre las audiencias posibles se incluyen: comunidad científica, industria y sector privado, autoridades políticas y reguladoras, sociedad en general, entre otros.

Al identificar a estos grupos, es importante también analizar sus canales de comunicación preferidos y ajustar el mensaje y el medio de diseminación a sus necesidades y características específicas.

2. Desarrollar una estrategia de comunicación multicanal

Una estrategia de comunicación efectiva suele integrar diversos canales para llegar a una audiencia amplia y variada. Algunos de los canales que puedes considerar incluyen:

• Publicaciones académicas y conferencias: canales convencionales para compartir resultados de investigación con la comunidad científica.
• Sitios web y redes sociales: para atraer la atención de la sociedad general y facilitar el acceso a los avances y resultados de la investigación.
• Medios de comunicación y notas de prensa: especialmente útiles si el proyecto tiene relevancia social o económica.
• Workshops y webinars: pueden ser efectivos para involucrar tanto a la industria como a otros investigadores en el progreso del proyecto.

Combinar estos canales permite maximizar el alcance de la diseminación, adaptando el lenguaje y el formato según la audiencia. Además, es importante planificar la frecuencia de estas comunicaciones, asegurando un flujo constante de información a lo largo del proyecto.

3. Planificar actividades de explotación desde el inicio

La explotación de los resultados no debería ser una actividad reservada para el final del proyecto. Es recomendable planificar cómo se aplicarán los hallazgos desde el inicio de la investigación. Esto puede incluir:

• Identificación de posibles patentes u otros derechos de propiedad intelectual que puedan proteger las innovaciones.
• Colaboración con empresas o instituciones que puedan estar interesadas en implementar los resultados de la investigación.
• Análisis de mercado y estudios de viabilidad: para identificar las oportunidades de comercialización de productos, procesos o servicios derivados de los hallazgos.

Al tener una visión clara desde el principio sobre el potencial de explotación, el proyecto puede dirigirse hacia resultados prácticos que realmente generen valor añadido. Esta planificación temprana también es una señal positiva para los evaluadores del ERC, que buscan proyectos con perspectivas de impacto a largo plazo.

4. Establecer indicadores de impacto y evaluación

Una estrategia de diseminación y explotación bien estructurada debe incluir también indicadores de éxito para evaluar su efectividad. Algunos ejemplos de indicadores incluyen: número de publicaciones y citas académicas, asistencia y participación en eventos de diseminación, interacciones y colaboraciones con la industria, alcance en medios de comunicación y redes sociales. Etc.

La monitorización de estos indicadores permite ajustar la estrategia en tiempo real y responder a cambios o nuevas oportunidades. Además, al incluir estos indicadores en la propuesta ERC, se muestra a los evaluadores un compromiso serio con el seguimiento y la evaluación del impacto del proyecto.

5. Considerar la sostenibilidad del impacto

Finalmente, una estrategia de diseminación y explotación eficaz debe considerar la sostenibilidad del impacto del proyecto más allá de la finalización de la financiación. Una propuesta ERC que incluya planes para la continuidad y expansión de los resultados después de que termine el proyecto es altamente valorada. Esto podría incluir acuerdos con instituciones para continuar la investigación, colaboraciones permanentes con la industria o incluso la creación de una spin-off para la comercialización de los resultados.

Si estás preparando tu propuesta ERC y deseas asesoramiento para perfeccionar tu estrategia de diseminación y explotación, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en SACSIS. Contamos con un equipo de expertos en convocatorias europeas que pueden ayudarte a diseñar una propuesta de alto impacto y maximizar tus posibilidades de éxito.

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Sin lugar a dudas, la comunicación y la diseminación de proyectos europeos de I+D+I es una parte esencial de cualquier iniciativa financiada por la Comisión Europea pero en las circunstancias actuales, muchas instituciones han debido redoblar esfuerzos por cambiar estrategias que ya llevaban tiempo desarrollando con anterioridad.

Tanto instituciones como países han tenido que buscar alternativas que pudieran compensar las dificultades que el confinamiento y la distancia social han supuesto para la diseminación de resultados.

¿Qué es lo que ha cambiado en este escenario post-COVID?

1.- La desinformación es un tema que preocupa mucho a Europa. Como así lo menciona Josep Borrell, Alto Representante de la UE para Asuntos Exteriores y Política de Seguridad, “la desinformación en tiempo de coronavirus puede matar. Tenemos el deber de proteger a nuestros ciudadanos haciéndolos conscientes de la información falsa y exponer a los actores responsables de participar en tales prácticas”.

En este sentido, las instituciones dedicadas a la investigación y a las ciencias en Europa juegan un papel relevante como transmisores de una información veraz. En estos momentos los investigadores y científicos desempeñan una labor incuestionable por el rigor de sus discursos. Por lo que es una excelente ocasión para mostrar a Europa el potencial de la investigación y el valor de apostar por la I+D+I.

2.- La manera de relacionarse ha cambiado. El impedimento por realizar eventos físicos donde se potencia la red de contactos y donde se establecen unos claros objetivos estratégicos de transferencia de resultados, ha quedado paralizado por la COVID-19.

Se ha hecho más necesaria la cooperación entre organizaciones y países para llevar a cabo eventos online con el fin de alcanzar a los stakeholders. Los eventos se han abierto al público y se han superado las fronteras.

Se ha potenciado una manera distinta de relacionarse gracias a las herramientas digitales. Se organizan webinarios, networking online, que modifica la manera de generar sinergias.

En este punto es clave entender que el canal ha cambiado pero no los fines. Por lo tanto, los proyectos deben buscar establecer respuestas a esas acciones de diseminación, ya sea con la participación de los stakeholders en los webinarios, o con cuestionarios de satisfacción, o con reuniones bilaterales, o con metodologías innovadoras que buscan la interacción y la participación activa.

3.- Europa potencia la diseminación de los proyectos en las últimas convocatorias lanzadas in extremis sobre soluciones a la COVID-19.

Si nos fijamos en convocatorias como H2020-SC1-PHE-CORONAVIRUS-2020-2 enfocados a proyectos de salud donde se buscan resultados rápidos para el beneficio y uso social con TRL entre el 6-9, se vislumbra cómo enfoca la CE estos proyectos sobre todo, su impacto. Son acciones, en su mayoría, de innovación con una rápida conversión al mercado y una fuerte implantación en la sociedad.

Todo esto lleva aparejadas estrategias de comunicación y diseminación muy próximas al público objetivo directo con acciones que sean escalables y dinámicas. En este sentido pueden ser básicas: las redes sociales, las plataformas digitales, el uso del marketing de influencia (¿por qué no extrapolar este tipo de estrategias al ámbito de la investigación y la innovación?), la utilización de la comunicación transmedia,… Y por supuesto, potenciar acciones que ya se están comenzando a utilizar con éxito en la comunicación de proyectos como por ejemplo, el storytelling.

Indudablemente, la COVID-19 ha supuesto un cambio en la forma de comunicar y difundir los proyectos europeos. Debemos conocer las novedades y estar muy al tanto de este nuevo escenario. Si necesitas apoyo para potenciar tu proyecto o sus resultados en esta época post-COVID, te ayudamos a afrontar el desafío.

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