El programa Horizon Europe ha introducido el modelo de financiación Lump Sum como una alternativa al reembolso basado en costes reales. Este enfoque busca simplificar la gestión financiera de los proyectos, reduciendo la carga administrativa y garantizando mayor previsibilidad en los pagos.
¿Qué es el modelo Lump Sum?
El sistema Lump Sum consiste en la asignación de una cantidad fija de financiación por paquete de trabajo (Work Package), previamente acordada en el convenio de subvención. A diferencia del modelo tradicional basado en la justificación detallada de costes, este método solo requiere la verificación de que las actividades planificadas se han realizado según lo establecido en la propuesta aprobada.
Este enfoque permite a los beneficiarios gestionar los recursos con mayor flexibilidad, sin la necesidad de documentar cada gasto específico, aunque manteniendo la obligación de cumplir con los objetivos descritos en el proyecto.
Evaluación y asignación de la financiación
La estimación del presupuesto en Lump Sum debe ser realista y coherente con las actividades planificadas. Durante la fase de evaluación, las propuestas se analizan para determinar si los costes están correctamente estimados y alineados con los objetivos del proyecto. Si se detectan sobrecostes o desviaciones, la cantidad de financiación puede ajustarse en el acuerdo de subvención.
Una vez aprobado el proyecto, el presupuesto queda fijado y no se modifica por variaciones en los precios de bienes o servicios. No obstante, los consorcios pueden solicitar modificaciones en la distribución de fondos entre paquetes de trabajo o socios, siempre que estas variaciones sean aprobadas mediante una enmienda al convenio.
Proceso de pagos y justificación de avances
Los pagos en los proyectos Lump Sum se dividen en tres tipos:
- Pago inicial (pre-financing): Se otorga al inicio del proyecto y es distribuido por la entidad coordinadora entre los socios, según el acuerdo de consorcio.
- Pagos intermedios: Se realizan tras la finalización y aprobación de paquetes de trabajo en los períodos de reporte.
- Pago final: Cubre el saldo restante de la subvención, incluyendo paquetes de trabajo completados parcialmente si es necesario.
La justificación de estos pagos no depende del éxito del resultado final, sino del cumplimiento de las actividades establecidas. Los informes deben detallar el estado de cada paquete de trabajo como “completado” o “no completado”. Si un paquete queda incompleto en un periodo de reporte, puede ser finalizado en el siguiente.
En casos donde un paquete de trabajo no pueda completarse por razones técnicas o de fuerza mayor, la Comisión Europea puede aprobar un pago parcial en función del grado de avance.
Beneficios y desafíos del modelo Lump Sum
Este sistema ofrece ventajas significativas en términos de reducción de carga administrativa, previsibilidad financiera y flexibilidad en la ejecución. Sin embargo, también plantea retos, como la necesidad de definir desde el inicio una planificación precisa y realista, ya que la financiación está condicionada a la ejecución de las actividades según lo acordado.
Para garantizar el éxito en la implementación de un proyecto Lump Sum, es recomendable:
- Establecer una planificación detallada y factible desde la fase de propuesta.
- Definir claramente los paquetes de trabajo y la asignación de recursos.
- Mantener una documentación adecuada que respalde la ejecución de actividades.
El modelo Lump Sum en Horizon Europe representa una evolución en la gestión de financiación de proyectos de I+D, ofreciendo mayor previsibilidad y reduciendo la burocracia administrativa. Para las entidades que buscan participar en convocatorias bajo este esquema, es clave comprender su funcionamiento y adaptar sus estrategias de planificación y ejecución a esta nueva metodología.
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