Conceptos previos: qué es comunicación y qué es difusión 

Antes de adentrarse en el propio plan de comunicación hay que entender bien las diferencias entre los conceptos y las exigencias de la CE con respecto a la comunicación y a la difusión.

La comunicación está enfocada en promocionar las acciones y los resultados durante toda  ejecución del proyecto.

Las acciones previstas dentro de la estrategia de comunicación tendrán que especificar: objetivo, público, canales de comunicación, herramientas, mensajes clave, análisis y evaluación.

La difusión (dissemination) está centrada en hacer visible los resultados obtenidos durante la ejecución del proyecto incluso aunque éste haya finalizado.

El objetivo esencial es difundir y compartir los resultados generados para que el público interesado –empresas, administraciones públicas, investigación,….- puedan hacer uso de ellos. En este sentido, también es importante crear una estrategia que dé respuesta integral a las expectativas que la CE solicita.

Plan de comunicación y difusión en Horizon Europe

El Plan de Comunicación y de difusión debe dar respuestas a las siguientes cuestiones:

• ¿Qué contar?
• ¿Por qué contar? (fundamentos)
• ¿A quién contarlo? (audiencia)
• ¿Para qué lo vas a contar? (objetivos)
• ¿Cómo contarlo? (mensajes)
• ¿A través de qué canales lo vas a contar?
• ¿Cuándo lo vas a contar? (planificación)

Este documento debe ser un elemento fundamental dentro del proyecto. En primer lugar se deben definir los objetivos. Después, la audiencia -cada público tiene necesidades específicas, por tanto, será necesario crear estrategias adecuadas a cada uno de los públicos identificados previamente- y posteriormente, los mensajes. A continuación, se definirán los canales (web, redes sociales, rueda de prensa,…) así como las propias acciones (presentación, evento, nota de prensa, workshop,…).

Este documento se irá actualizando a lo largo del proyecto dependiendo de los resultados obtenidos y de los hitos alcanzados.

Comunicación y difusión en la redacción de la propuesta: novedades

Con respecto a la redacción de la propuesta para alguna convocatoria de Horizon Europe, se han desarrollado algunos cambios y novedades que hay que tener en cuenta.

Plan de Difusión y Explotación

En la sección 2.2 (Impact), en lugar de escribir un extenso plan de difusión y explotación de los resultados, se debe redactar un breve plan dirigido a un público objetivo que respalde la sección 2.1, Project’s Pathways Towards Impact.

Si el proyecto finalmente es financiado se deberá elaborar un plan completo de dissemination, communication y explotation durante los primeros seis meses de la implementación del proyecto. Es importante recordar en este punto que es necesario la actualización del plan de acuerdo con las necesidades y la evolución interna del proyecto durante toda su ejecución.

La herramienta Canvas

En la Sección 2.3 Impact Canvas, bajo el epígrafe Summary se plantea una tabla en la que habrá que ‘resumir’ lo que se escribió en las secciones 2.1 y 2.2. Aquí se espera que se escriba claramente qué medidas de Difusión, Explotación y Comunicación se ha decidido adoptar para maximizar el impacto. Es una herramienta muy útil porque da una visión global de las tareas que a desarrollar durante el proyecto en estas materias y puede servir de un magnífico soporte para la elaboración del plan de comunicación y difusión

¿Necesitas desarrollar un plan de comunicación o integrar en tu propuesta acciones de comunicación y difusión que generen impacto, y que favorezcan la evaluación de la CE? En SACSIS podemos ayudarte, contacta con nosotros:

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Una mejor difusión significa contribuir a la comunidad científica, generar valor entre el mundo empresarial o mejorar la transferencia de conocimiento a la sociedad civil, entre otros aspectos. La Comisión Europea anima a los beneficiarios de subvenciones a utilizar las redes sociales para llegar a un público más amplio y generalizado.

La elección de qué redes sociales son las más adecuadas para hacer una buena difusión del proyecto dependerá en gran medida de qué se quiere alcanzar, a quién se quiere llegar y con qué recursos contamos.

A través de las redes sociales se puede hacer comunicación simplemente con el hecho de informar sobre el proyecto y el día a día de su actividad, y se puede hacer difusión, que estaría más orientado a los resultados del proyecto. En este punto, en el área específica de la difusión, es donde se hace necesario orientar la estrategia social media para alcanzar los públicos potenciales (stakeholders: sector industrial, académico, administraciones públicas,…).

3 preguntas antes de comenzar en las redes sociales de tu proyecto de I+D+I 

Para iniciarse en tareas de comunicación y difusión a través de redes sociales hay que tener clara varias cuestiones:

• ¿qué quieres lograr con tus actividades en redes sociales?
• ¿sabes a quién quieres llegar?
• ¿con qué herramientas, equipo humano y partida presupuestaria cuentas?

Marcarse objetivos es esencial y cada objetivo requiere diferentes actividades en las redes sociales. Es por eso que saber lo que quieres lograr te ayudará a diseñar una estrategia que te acerque más a alcanzar las metas. Por ejemplo, si lo que deseas es incrementar el impacto de tu investigación a través de las redes sociales puedes generar una mayor conciencia sobre tu trabajo (obteniendo más seguidores y más reconocimiento), lo que finalmente puede conducir a una mayor exposición entre la comunidad científica, y más citas.

Claves para el uso de las redes sociales en proyectos I+D+I

A continuación, os detallamos cuáles son las claves para un uso efectivo de las redes sociales en proyectos de I+D+I:

• La realización un plan social media que se ajuste a los objetivos del proyecto y trace una estrategia de implementación de redes sociales en el que se incluya: públicos objetivos, mensajes clave, monitorización y calendario de publicaciones, entre los aspectos más importantes.
• La identificación de las redes sociales más importantes acorde a las necesidades del proyecto. No es necesario estar en todas y las que se elijan deberán contar con una gestión y evaluación continuada en el tiempo.
• El compromiso de colaboración y participación de los socios en tareas de difusión a través de redes sociales para aumentar el impacto del proyecto en todos los ámbitos: científico, social y económico.
• La evaluación de resultados y la actualización de la estrategia a lo largo del tiempo de vida del proyecto. Es importante monitorizar lo que se hace en las diferentes redes sociales y esto puede ser posible gracias a las diferentes métricas (libres y de pago), y al uso de KPI que indicarán si se están alcanzando los hitos previstos.
• La generación de contenido útil y práctico siendo importante que esté acorde y conecte con otras actividades de comunicación y difusión (por ejemplo, la página web) que se lleven a cabo en el proyecto.

Éste es en resumen las claves para el uso de redes sociales en proyectos de I+D+I. Nuestra recomendación es que no dejes a la autogestión un canal tan importante y con tanta repercusión social teniendo en cuenta el valor y el impacto que se puede alcanzar con un buena  gestión del social media. ¿Nuestro consejo? Apóyate en profesionales de la comunicación y la difusión para alcanzar los objetivos del proyecto y que puedan guiarte a través del buen uso de las redes sociales. Nosotros contamos entre nuestro equipo profesionales de la comunicación que cuentan con años de experiencia. ¡Conócelos! 

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Sin lugar a dudas, la comunicación y la diseminación de proyectos europeos de I+D+I es una parte esencial de cualquier iniciativa financiada por la Comisión Europea pero en las circunstancias actuales, muchas instituciones han debido redoblar esfuerzos por cambiar estrategias que ya llevaban tiempo desarrollando con anterioridad.

Tanto instituciones como países han tenido que buscar alternativas que pudieran compensar las dificultades que el confinamiento y la distancia social han supuesto para la diseminación de resultados.

¿Qué es lo que ha cambiado en este escenario post-COVID?

1.- La desinformación es un tema que preocupa mucho a Europa. Como así lo menciona Josep Borrell, Alto Representante de la UE para Asuntos Exteriores y Política de Seguridad, “la desinformación en tiempo de coronavirus puede matar. Tenemos el deber de proteger a nuestros ciudadanos haciéndolos conscientes de la información falsa y exponer a los actores responsables de participar en tales prácticas”.

En este sentido, las instituciones dedicadas a la investigación y a las ciencias en Europa juegan un papel relevante como transmisores de una información veraz. En estos momentos los investigadores y científicos desempeñan una labor incuestionable por el rigor de sus discursos. Por lo que es una excelente ocasión para mostrar a Europa el potencial de la investigación y el valor de apostar por la I+D+I.

2.- La manera de relacionarse ha cambiado. El impedimento por realizar eventos físicos donde se potencia la red de contactos y donde se establecen unos claros objetivos estratégicos de transferencia de resultados, ha quedado paralizado por la COVID-19.

Se ha hecho más necesaria la cooperación entre organizaciones y países para llevar a cabo eventos online con el fin de alcanzar a los stakeholders. Los eventos se han abierto al público y se han superado las fronteras.

Se ha potenciado una manera distinta de relacionarse gracias a las herramientas digitales. Se organizan webinarios, networking online, que modifica la manera de generar sinergias.

En este punto es clave entender que el canal ha cambiado pero no los fines. Por lo tanto, los proyectos deben buscar establecer respuestas a esas acciones de diseminación, ya sea con la participación de los stakeholders en los webinarios, o con cuestionarios de satisfacción, o con reuniones bilaterales, o con metodologías innovadoras que buscan la interacción y la participación activa.

3.- Europa potencia la diseminación de los proyectos en las últimas convocatorias lanzadas in extremis sobre soluciones a la COVID-19.

Si nos fijamos en convocatorias como H2020-SC1-PHE-CORONAVIRUS-2020-2 enfocados a proyectos de salud donde se buscan resultados rápidos para el beneficio y uso social con TRL entre el 6-9, se vislumbra cómo enfoca la CE estos proyectos sobre todo, su impacto. Son acciones, en su mayoría, de innovación con una rápida conversión al mercado y una fuerte implantación en la sociedad.

Todo esto lleva aparejadas estrategias de comunicación y diseminación muy próximas al público objetivo directo con acciones que sean escalables y dinámicas. En este sentido pueden ser básicas: las redes sociales, las plataformas digitales, el uso del marketing de influencia (¿por qué no extrapolar este tipo de estrategias al ámbito de la investigación y la innovación?), la utilización de la comunicación transmedia,… Y por supuesto, potenciar acciones que ya se están comenzando a utilizar con éxito en la comunicación de proyectos como por ejemplo, el storytelling.

Indudablemente, la COVID-19 ha supuesto un cambio en la forma de comunicar y difundir los proyectos europeos. Debemos conocer las novedades y estar muy al tanto de este nuevo escenario. Si necesitas apoyo para potenciar tu proyecto o sus resultados en esta época post-COVID, te ayudamos a afrontar el desafío.

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