Estructura general del plan de comunicación

Un plan de comunicación sólido para Horizon Europe debe integrar actividades claras, adaptadas a distintas audiencias y con objetivos medibles. La propuesta debe explicar por qué se comunica, a quién se dirige la comunicación, qué mensajes se transmitirán, por qué canales, en qué momento y con qué recursos.

Una guía útil para la planificación es el uso de diez preguntas orientadoras, que puedes utilizar para elaborar la base de tu plan de comunicación para Horizon Europe:

1. ¿Por qué comunicas?
2. ¿A quién diriges la comunicación?
3. ¿Qué quieres lograr?
4. ¿Con qué recursos cuenta?
5. ¿A través de qué canales comunicarás los mensajes?
6. ¿Cómo llevarás a cabo las actividades?
7. ¿Cuándo implementarás las acciones?
8. ¿Qué mensajes emitirás?
9. ¿Cómo medirás las actuaciones (KPI)?
10. ¿Qué impacto esperas lograr?

Estas preguntas permiten estructurar un plan claro, con actividades adaptadas al contexto del proyecto y al perfil de las personas destinatarias.

Comunicación, diseminación y explotación: diferenciación necesaria

Es habitual que las propuestas no distingan adecuadamente entre comunicación, diseminación y explotación. La comunicación está dirigida al público general y busca concienciar sobre el valor de la investigación financiada con fondos públicos. La diseminación o difusión tiene como finalidad compartir resultados concretos con públicos especializados, como otras entidades científicas, empresas o responsables políticos. La explotación, por su parte, se refiere al uso efectivo de los resultados, ya sea con fines comerciales, regulatorios o sociales.

En la sección de impacto del proyecto, debe describirse con claridad cómo estas tres dimensiones se desarrollarán de forma coordinada, destacando las sinergias entre ellas. En este sentido, conviene presentar un plan de acción con indicadores medibles para cada dimensión, diferenciando audiencias, mensajes y herramientas.

Canales y formatos: variedad y segmentación

Un plan efectivo incorpora múltiples canales de comunicación para llegar a públicos diversos. Los medios digitales —como redes sociales, boletines electrónicos, blogs y vídeos— deben integrarse con actividades presenciales como talleres, seminarios o participación en ferias científicas. El uso de medios audiovisuales y estrategias narrativas (storytelling) puede mejorar la comprensión pública de temas complejos.

Para los canales especializados, se recomienda detallar qué conferencias científicas están previstas, qué revistas de alto impacto se consideran para publicaciones, y qué redes de conocimiento o asociaciones profesionales se utilizarán para la diseminación técnica.

En el caso de herramientas propias, como una página web del proyecto, es necesario explicar su estructura, su función y cómo se garantizará su mantenimiento. Además, deben plantearse mecanismos de seguimiento de impacto como el uso de métricas web, número de descargas, citas o interacción en redes.

Planificación temporal y asignación de responsabilidades

La comunicación debe planificarse desde el inicio del proyecto, y no limitarse a fases finales. La propuesta debe incluir un cronograma que muestre cuándo se desarrollarán las principales actividades, cuáles son los hitos esperados y cómo se medirá su efectividad.

También se deben asignar responsabilidades claras dentro del consorcio, indicando qué entidad coordina la comunicación, qué recursos se dedicarán a cada actividad y qué competencias aportan los miembros responsables. La asignación de un equipo con experiencia en divulgación y comunicación científica fortalece la propuesta ante los evaluadores.

Sostenibilidad y continuidad más allá del proyecto

Uno de los elementos más valorados por la Comisión es la sostenibilidad del impacto. El plan de comunicación debe considerar cómo mantener visibles los resultados después del cierre oficial del proyecto. Esto puede incluir la creación de materiales reutilizables, el establecimiento de redes de usuarios o comunidades de práctica, o la transferencia de contenidos a plataformas de libre acceso.

En propuestas con resultados susceptibles de protección, como patentes o software propietario, es necesario equilibrar la difusión con las estrategias de explotación. Esto implica determinar de forma anticipada qué resultados se comunicarán abiertamente, cuáles se protegerán y quién los gestionará.

El plan de comunicación en Horizon Europe no debe entenderse como una obligación secundaria, sino como una parte estratégica del impacto esperado. Elaborar un plan bien estructurado, con audiencias definidas, mensajes claros y mecanismos de evaluación, refuerza la calidad de la propuesta y mejora sus posibilidades de financiación. Además, permite visibilizar la investigación, generar vínculos con la sociedad y contribuir de forma activa a los objetivos estratégicos de la Unión Europea.

Si quieres que colaboremos en tu estrategia de impacto, ponte en contacto con nosotros.

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En el mundo de los proyectos europeos, la comunicación desempeña un papel fundamental. Sin una estrategia sólida, los proyectos financiados por la Comisión Europea corren el riesgo de pasar desapercibidos, limitando su impacto potencial. La falta de visibilidad, la dificultad para llegar a los públicos objetivos, la baja adopción de soluciones innovadoras y la pérdida de oportunidades de colaboración son solo algunos de los problemas que pueden surgir.

A continuación, te ofrecemos la clave del éxito para difundir un proyecto siguiendo los requerimientos generales de la CE. Además te brindamos un resumen muy práctico para que elabores tu propia nota de prensa si quieres difundir los hitos más relevantes del proyecto.

Clave para el Éxito

La falta de planificación y la ausencia de estrategias profesionales en este campo pueden traducirse en algún tirón de orejas por parte de la Comisión Europea e incluso, en casos extremos, la devolución de la financiación. ¿Cómo evitarlo? Centrándonos en estrategias de comunicación que maximicen el impacto y la difusión.

Acciones Concretas para la difusión efectiva

1. Creación de contenido relevante: Elabora artículos, infografías y videos de calidad para destacar los logros del proyecto europeo. Atrae la atención de diferentes audiencias, generando interés y apoyo.
2. Participación en eventos y conferencias: Asiste y presenta los resultados en eventos relevantes, estableciendo contactos, difundiendo el proyecto y promoviendo colaboraciones.
3. Colaboración con influencers: Identifica personas influyentes y establece colaboraciones estratégicas. Entrevistas, menciones en redes sociales y participación en actividades relacionadas amplificarán el mensaje.
4. Establecimiento de Alianzas: Colabora con proyectos u organizaciones afines para amplificar la difusión entre diferentes agentes y stakeholders.
5. Medios de comunicación tradicionales y digitales: Aprovecha la prensa, entrevistas en medios y redes sociales para difundir logros. Incluye en la distribución de tus noticias del proyecto los canales oficiales de la CE.  Genera conversaciones y comparte contenido de manera estratégica. Elabora, mínimo 3 notas de prensa para explicar: el inicio del proyecto; los hitos principales durante su ejecución; y al finalizar, un nota informativa explicando todo el proyecto (avances, patentes, tecnologías desarrolladas,…) y la continuidad de las investigaciones, si procede.

Nota de Prensa: ¿cómo informar a los medios de comunicación sobre un proyecto?

Para facilitarte la tarea de elaborar una nota de prensa, a continuación, te ofrecemos las claves esenciales para escribirla y sobre todo, que impacte entre los periodistas que son los encargados de seleccionar las noticias de interés que serán publicadas o emitidas.

1. Titular atractivo: El título es la primera impresión. Debe ser breve, claro y atractivo, capturando la esencia del logro alcanzado. Por ejemplo, » El proyecto innovador XYZ revoluciona la industria por XXX en el ámbito de la salud.»
2. Lead informativo: El primer párrafo debe contener la información crucial. Responde a las preguntas fundamentales: ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Por qué? Este es el anzuelo que atrapará la atención de los periodistas. Ejemplo: «En un avance revolucionario, el proyecto XYZ ha logrado…»
3. Lenguaje claro y conciso: Evita los tecnicismos excesivos. Utiliza un lenguaje claro y accesible para que tanto periodistas como el público en general puedan entender la importancia de tu logro.
4. Cita impactante: Incluye una cita de un líder del proyecto que resuma la significancia del hito. Una declaración convincente añade un toque personal y humano. Ejemplo: «Estamos emocionados de compartir este logro que transformará la forma en que abordamos…»
5. Contextualización: Proporciona contexto sobre la relevancia del logro en el panorama actual. ¿Cómo se alinea con las necesidades del mercado o las tendencias actuales? Ejemplo: «En un mundo cada vez más digital, las soluciones de vanguardia de nuestro proyecto responden directamente a la demanda creciente de…»
6. Detalles técnicos relevantes: Aunque se debe evitar el lenguaje técnico excesivo, incluir detalles técnicos pertinentes ayuda a respaldar la credibilidad del proyecto europeo. Ejemplo: «La implementación de una nueva tecnología de XYZ ha permitido alcanzar una eficiencia sin precedentes en la producción.» Incluye datos que corroboren estas afirmaciones.
7. Información de contacto clara: Facilita a los periodistas la tarea de obtener más información o programar entrevistas. Proporciona datos de contacto claros y actualizados.

Plan estratégico de comunicación: el cimiento de toda difusión de un proyecto

Un plan estratégico de comunicación es fundamental para guiar todas las actividades de difusión. Identifica objetivos, audiencias clave, mensajes clave y canales adecuados. Así, garantizas una ejecución unificada y efectiva durante y después del proyecto.

A través de una estrategia integral, un profesional de la comunicación puede difundir avances e investigaciones en todos los ámbitos de la sociedad. Este enfoque, utilizando medios tradicionales y digitales, colaboraciones con influencers clave y la creación de contenido interactivo, proporcionará una mayor visibilidad del proyecto, la adopción de la tecnología innovadora y la conciencia sobre los beneficios de la financiación europea, entre otros.

En resumen, maximiza el impacto de tu proyecto europeo no solo a través de la innovación, sino también a través de una comunicación estratégica que impulse su éxito y mejore así su impacto. Si necesitas dejar huella con tu proyecto, contacta con nosotros,¡ te ayudamos!

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Conceptos previos: qué es comunicación y qué es difusión 

Antes de adentrarse en el propio plan de comunicación hay que entender bien las diferencias entre los conceptos y las exigencias de la CE con respecto a la comunicación y a la difusión.

La comunicación está enfocada en promocionar las acciones y los resultados durante toda  ejecución del proyecto.

Las acciones previstas dentro de la estrategia de comunicación tendrán que especificar: objetivo, público, canales de comunicación, herramientas, mensajes clave, análisis y evaluación.

La difusión (dissemination) está centrada en hacer visible los resultados obtenidos durante la ejecución del proyecto incluso aunque éste haya finalizado.

El objetivo esencial es difundir y compartir los resultados generados para que el público interesado –empresas, administraciones públicas, investigación,….- puedan hacer uso de ellos. En este sentido, también es importante crear una estrategia que dé respuesta integral a las expectativas que la CE solicita.

Plan de comunicación y difusión en Horizon Europe

El Plan de Comunicación y de difusión debe dar respuestas a las siguientes cuestiones:

• ¿Qué contar?
• ¿Por qué contar? (fundamentos)
• ¿A quién contarlo? (audiencia)
• ¿Para qué lo vas a contar? (objetivos)
• ¿Cómo contarlo? (mensajes)
• ¿A través de qué canales lo vas a contar?
• ¿Cuándo lo vas a contar? (planificación)

Este documento debe ser un elemento fundamental dentro del proyecto. En primer lugar se deben definir los objetivos. Después, la audiencia -cada público tiene necesidades específicas, por tanto, será necesario crear estrategias adecuadas a cada uno de los públicos identificados previamente- y posteriormente, los mensajes. A continuación, se definirán los canales (web, redes sociales, rueda de prensa,…) así como las propias acciones (presentación, evento, nota de prensa, workshop,…).

Este documento se irá actualizando a lo largo del proyecto dependiendo de los resultados obtenidos y de los hitos alcanzados.

Comunicación y difusión en la redacción de la propuesta: novedades

Con respecto a la redacción de la propuesta para alguna convocatoria de Horizon Europe, se han desarrollado algunos cambios y novedades que hay que tener en cuenta.

Plan de Difusión y Explotación

En la sección 2.2 (Impact), en lugar de escribir un extenso plan de difusión y explotación de los resultados, se debe redactar un breve plan dirigido a un público objetivo que respalde la sección 2.1, Project’s Pathways Towards Impact.

Si el proyecto finalmente es financiado se deberá elaborar un plan completo de dissemination, communication y explotation durante los primeros seis meses de la implementación del proyecto. Es importante recordar en este punto que es necesario la actualización del plan de acuerdo con las necesidades y la evolución interna del proyecto durante toda su ejecución.

La herramienta Canvas

En la Sección 2.3 Impact Canvas, bajo el epígrafe Summary se plantea una tabla en la que habrá que ‘resumir’ lo que se escribió en las secciones 2.1 y 2.2. Aquí se espera que se escriba claramente qué medidas de Difusión, Explotación y Comunicación se ha decidido adoptar para maximizar el impacto. Es una herramienta muy útil porque da una visión global de las tareas que a desarrollar durante el proyecto en estas materias y puede servir de un magnífico soporte para la elaboración del plan de comunicación y difusión

¿Necesitas desarrollar un plan de comunicación o integrar en tu propuesta acciones de comunicación y difusión que generen impacto, y que favorezcan la evaluación de la CE? En SACSIS podemos ayudarte, contacta con nosotros:

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Una mejor difusión significa contribuir a la comunidad científica, generar valor entre el mundo empresarial o mejorar la transferencia de conocimiento a la sociedad civil, entre otros aspectos. La Comisión Europea anima a los beneficiarios de subvenciones a utilizar las redes sociales para llegar a un público más amplio y generalizado.

La elección de qué redes sociales son las más adecuadas para hacer una buena difusión del proyecto dependerá en gran medida de qué se quiere alcanzar, a quién se quiere llegar y con qué recursos contamos.

A través de las redes sociales se puede hacer comunicación simplemente con el hecho de informar sobre el proyecto y el día a día de su actividad, y se puede hacer difusión, que estaría más orientado a los resultados del proyecto. En este punto, en el área específica de la difusión, es donde se hace necesario orientar la estrategia social media para alcanzar los públicos potenciales (stakeholders: sector industrial, académico, administraciones públicas,…).

3 preguntas antes de comenzar en las redes sociales de tu proyecto de I+D+I 

Para iniciarse en tareas de comunicación y difusión a través de redes sociales hay que tener clara varias cuestiones:

• ¿qué quieres lograr con tus actividades en redes sociales?
• ¿sabes a quién quieres llegar?
• ¿con qué herramientas, equipo humano y partida presupuestaria cuentas?

Marcarse objetivos es esencial y cada objetivo requiere diferentes actividades en las redes sociales. Es por eso que saber lo que quieres lograr te ayudará a diseñar una estrategia que te acerque más a alcanzar las metas. Por ejemplo, si lo que deseas es incrementar el impacto de tu investigación a través de las redes sociales puedes generar una mayor conciencia sobre tu trabajo (obteniendo más seguidores y más reconocimiento), lo que finalmente puede conducir a una mayor exposición entre la comunidad científica, y más citas.

Claves para el uso de las redes sociales en proyectos I+D+I

A continuación, os detallamos cuáles son las claves para un uso efectivo de las redes sociales en proyectos de I+D+I:

• La realización un plan social media que se ajuste a los objetivos del proyecto y trace una estrategia de implementación de redes sociales en el que se incluya: públicos objetivos, mensajes clave, monitorización y calendario de publicaciones, entre los aspectos más importantes.
• La identificación de las redes sociales más importantes acorde a las necesidades del proyecto. No es necesario estar en todas y las que se elijan deberán contar con una gestión y evaluación continuada en el tiempo.
• El compromiso de colaboración y participación de los socios en tareas de difusión a través de redes sociales para aumentar el impacto del proyecto en todos los ámbitos: científico, social y económico.
• La evaluación de resultados y la actualización de la estrategia a lo largo del tiempo de vida del proyecto. Es importante monitorizar lo que se hace en las diferentes redes sociales y esto puede ser posible gracias a las diferentes métricas (libres y de pago), y al uso de KPI que indicarán si se están alcanzando los hitos previstos.
• La generación de contenido útil y práctico siendo importante que esté acorde y conecte con otras actividades de comunicación y difusión (por ejemplo, la página web) que se lleven a cabo en el proyecto.

Éste es en resumen las claves para el uso de redes sociales en proyectos de I+D+I. Nuestra recomendación es que no dejes a la autogestión un canal tan importante y con tanta repercusión social teniendo en cuenta el valor y el impacto que se puede alcanzar con un buena  gestión del social media. ¿Nuestro consejo? Apóyate en profesionales de la comunicación y la difusión para alcanzar los objetivos del proyecto y que puedan guiarte a través del buen uso de las redes sociales. Nosotros contamos entre nuestro equipo profesionales de la comunicación que cuentan con años de experiencia. ¡Conócelos! 

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Sin lugar a dudas, la comunicación y la diseminación de proyectos europeos de I+D+I es una parte esencial de cualquier iniciativa financiada por la Comisión Europea pero en las circunstancias actuales, muchas instituciones han debido redoblar esfuerzos por cambiar estrategias que ya llevaban tiempo desarrollando con anterioridad.

Tanto instituciones como países han tenido que buscar alternativas que pudieran compensar las dificultades que el confinamiento y la distancia social han supuesto para la diseminación de resultados.

¿Qué es lo que ha cambiado en este escenario post-COVID?

1.- La desinformación es un tema que preocupa mucho a Europa. Como así lo menciona Josep Borrell, Alto Representante de la UE para Asuntos Exteriores y Política de Seguridad, “la desinformación en tiempo de coronavirus puede matar. Tenemos el deber de proteger a nuestros ciudadanos haciéndolos conscientes de la información falsa y exponer a los actores responsables de participar en tales prácticas”.

En este sentido, las instituciones dedicadas a la investigación y a las ciencias en Europa juegan un papel relevante como transmisores de una información veraz. En estos momentos los investigadores y científicos desempeñan una labor incuestionable por el rigor de sus discursos. Por lo que es una excelente ocasión para mostrar a Europa el potencial de la investigación y el valor de apostar por la I+D+I.

2.- La manera de relacionarse ha cambiado. El impedimento por realizar eventos físicos donde se potencia la red de contactos y donde se establecen unos claros objetivos estratégicos de transferencia de resultados, ha quedado paralizado por la COVID-19.

Se ha hecho más necesaria la cooperación entre organizaciones y países para llevar a cabo eventos online con el fin de alcanzar a los stakeholders. Los eventos se han abierto al público y se han superado las fronteras.

Se ha potenciado una manera distinta de relacionarse gracias a las herramientas digitales. Se organizan webinarios, networking online, que modifica la manera de generar sinergias.

En este punto es clave entender que el canal ha cambiado pero no los fines. Por lo tanto, los proyectos deben buscar establecer respuestas a esas acciones de diseminación, ya sea con la participación de los stakeholders en los webinarios, o con cuestionarios de satisfacción, o con reuniones bilaterales, o con metodologías innovadoras que buscan la interacción y la participación activa.

3.- Europa potencia la diseminación de los proyectos en las últimas convocatorias lanzadas in extremis sobre soluciones a la COVID-19.

Si nos fijamos en convocatorias como H2020-SC1-PHE-CORONAVIRUS-2020-2 enfocados a proyectos de salud donde se buscan resultados rápidos para el beneficio y uso social con TRL entre el 6-9, se vislumbra cómo enfoca la CE estos proyectos sobre todo, su impacto. Son acciones, en su mayoría, de innovación con una rápida conversión al mercado y una fuerte implantación en la sociedad.

Todo esto lleva aparejadas estrategias de comunicación y diseminación muy próximas al público objetivo directo con acciones que sean escalables y dinámicas. En este sentido pueden ser básicas: las redes sociales, las plataformas digitales, el uso del marketing de influencia (¿por qué no extrapolar este tipo de estrategias al ámbito de la investigación y la innovación?), la utilización de la comunicación transmedia,… Y por supuesto, potenciar acciones que ya se están comenzando a utilizar con éxito en la comunicación de proyectos como por ejemplo, el storytelling.

Indudablemente, la COVID-19 ha supuesto un cambio en la forma de comunicar y difundir los proyectos europeos. Debemos conocer las novedades y estar muy al tanto de este nuevo escenario. Si necesitas apoyo para potenciar tu proyecto o sus resultados en esta época post-COVID, te ayudamos a afrontar el desafío.

La entrada La comunicación y la diseminación de resultados de I+D+i en escenarios post-COVID se publicó primero en Financiación e investigación.